Werkstuk 

• About
  Namen van de teamleden en opsomming van wie welke opdrachten gebouwd heeft. Gebruik een tabel zoals onderstaande om aan te duiden wie wat gebouwd heeft. Max 3 personen per team. Verdeel het werk om de werklast te verlagen
  
  

  	website	opstelling	retroplan	draaiboek	event app	mailing	vrije keuze
  naam 1		X		X			X
  naam 2	X		X	X	X	X
  naam 3	X		X

• Opstelling
  schets van de locatie op schaal 1/100 gemaakt met een 2D of 3D tekentool naar keuze.
• Retroplanning (MS Project of Gantter)
  woordje uitleg onderliggende redenering: (structuur WBS, CSF & mijlpalen, afhankelijkheden)
• Draaiboek
  (tool vrij te kiezen)
• Event App
  Link naar Event App, screenshots, uitleg over concept
• Mailing:
  ESP gebaseerde nieuwsbrief over je event
• Vrije Keuze:
  Zet een digitale oplossing naar vrije keuze voor je event in. 

Opdracht indienen

Case

In opdracht van de UM (Universiteit Moerenkerke) en indirect ook voor het UZM (Universitair Ziekenhuis Moerenkerke) moet u de organisatie op zich nemen van een fondsenwerving event. Bedoeling van het event is fondsen te werven voor het onderzoek naar behandeling van een zeldzame neurologische ziekte, het Möbius syndroom. Door het wereldwijd lage aantal patiënten met deze aandoening (30 per miljoen geboorten) is er geen interesse van overheid of farmaceutische bedrijven om dit onderzoek te ondersteunen.

Concept van het event, zoals de opdrachtgever UM het ziet, bestaat uit een “fundraising diner”: Men plant een avond waarop de “crème de la crème” van de UM Alumni naar toe uitgenodigd worden: Top ondernemers, politici, BV’s,… Aan het eind van de avond geeft wie deelneemt een ingevulde “promesse” af met het bedrag die hij of haar schenkt ter ondersteuning van dit wetenschappelijk onderzoek.

Selectie van de beperkte doelgroep die uitgenodigd wordt gebeurt door de universiteit op basis van vermogen (inkomen), woonplaats (is een indicatie van actueel vermogen) en affiniteit (wie heeft reeds een donatie gedaan). Van de welgestelde Alumni die op dergelijk event uitgenodigd worden verwacht men donaties in de orde grootte van 250 tot 2500 Euro.

De avond zelf bestaat uit een receptie gevolgd door het diner. Op de receptie zijn 2 politieke BV’s, de peter en meter, aanwezig als “host”. Men dacht aan 2 top politici met ministeriële of Europese functie van 2 verschillende politieke kleuren. Een 5 tal politici, ex alumni, zijn geschikt. Zij dienen nog aangesproken te worden door de rector.

Tijdens het diner is een muzikale opluistering met een kamermuziekensemble voorzien alsook het UM universiteitskoor.

Volgende zaken liggen vast:

• Locatie: Moerenkerke Orangerie
• Datum: Donderdag 21 April 2016
• Aanvang receptie: 19:00u
• Aanvang diner: 20:00u
• Verwacht einde: 22:30u

Doelstellingen:

• Te vullen stoelen: 120
• 800 uitnodigingen leveren, dankzij de kwaliteit van het uitnodigingsproces, 130 inschrijvingen op.
• No show avond zelf <= 7%
• Per avond zullen per tafel 10 UR alumni van dezelfde faculteit aanwezig zijn, waardoor elke faculteit gelijk vertegenwoordigd wordt.
• 120 genodigden leveren 100 promesses op (sociale druk…)
• De verwachting is dat het diner >=35000 Euro opbrengt

Draft agenda (nog zelf aan te passen naar eigen inzicht):

1.       Receptieruimte: ontvangst van de gasten door de rector en de peter en meter, vanaf 19:00 u.

2.       Welkomstwoord door de rector (5min) in de receptieruimte

3.       Om 20:00 uur begeven de gasten zich naar de Diner ruimte

4.       Tijdens het Diner (in te plannen):

o   Het fonds wordt door de voorzitter van het beheerscomité kort toegelicht (10 min)

o   De Peter en de Meter motiveren hun keuze en peter- of meterschap voor het project. (duur in te schatten)

o   Testimonial van een patient (15 min)

o   Promesse oproep

5.       Afsluiting

Ondersteuning & onderbrekingen

• In de receptieruimte speelt klassieke muziek, men dacht aan een kamermuziek ensemble of een kwartet – in ieder geval iets stijlvol als achtergrond bij de receptie. Ensemble te selecteren en verder uit te werken.
• Na het welkomstwoord door de rector begeleiden hostessen de gasten naar de juiste tafel. Er is één tafel per faculteit, en de decaan van die faculteit is de gast aan die tafel. De hostessen dienen goed te weten waar de gasten heen moeten.
• Het Moerenkerke universitair koor zorgt voor een intermezzo’s tijdens het diner. Het koor wenst dat een kwalitatieve piano aanwezig is. Een elektrische mag eventueel, indien het een high-end model is. Zij leveren de pianist. Het koor produceert voldoende “volume” – er is geen audioversterking voor het koor vereist. Belichting is wel gewenst.
• Een amuze + 3 gangen diner met externe catering. Er is een professionele keukenruimte aanwezig in het gebouw. Een veto werd gesteld tegen de cateraar waar de zaal normaliter mee werkt omdat het culinaire niveau van deze niet volstaat voor dit event – wie het dan wordt staat nog open.
• Men wenst met de promesses sociale druk te creëren door de “stand” van de ingediende promesses te tonen.
• Er dient een fotograaf aanwezig te zijn. Zijn output komt op een cloud social media platform waarop de gasten toegang hebben en een materiaal selectie is bestemd voor de persmap.

Extra informatie:

• De universiteit zorgt voor de selectie van zijn alumni. Men vraagt wel input naar en de techniek te geven voor het opstellen van de uitnodiging en de timing van de mailing. De universiteit dacht aan een gepersonaliseerde gedrukte uitnodiging met in parallel een digitale uitnodiging. Het inschrijvingsproces verloopt digitaal. Een reminder e-mail 2 weken voor het event en een laatste reminder e-mail 2 dagen voor het event dienen de “no-show” ratio te drukken. Iedereen die inschrijft wordt persoonlijk opgebeld en bedankt kort voor het event voor hun komst (morele druk om no-show te verlagen). Doelstelling is net op 120 “shows” uit te komen.
• In de gang komen videoschermen die beelden tonen die herkenbaar zijn voor de alumni, uit de tijd dat zij nog studeerden. Deze dienen nog aangemaakt te worden, en de software dient nog geselecteerd. Een fotoarchief waaruit kan geselecteerd worden stelt UR ter beschikking.
• 120 gasten dienen efficiënt naar de juiste tafel gebracht door de hostessen. Ontwerp een oplossing.
• Een patiënt die bereid is een testimonial te geven is er. Door zijn ziekte zit hij in een elektrische rolstoel en praat hij wat stil/moeizaam.
• Hoe “in real time” visueel voorgesteld wordt hoe het staat met de promesses is nog niet uitgewerkt. De stand tonen, en onder één of andere vorm de namen van wie reeds gedoneerd heeft om zo sociale druk te leggen op wie nog niet doneerde.
• De zaal heeft geen audio / video faciliteiten. Geschikte apparatuur dient geselecteerd en gehuurd. Er is geen podium en geen piano. Er is enkel standaard verlichting. De elektrische voorzieningen voor tijdelijke installaties zijn uitstekend.
• Een persmap dient opgesteld die de avond van het event naar de pers wordt gestuurd.
• Een app dient ter beschikking gesteld met locatie, programma e.d. (bevat ook het programma van een neurologische ziekten seminarie dat voorafging aan het fundraising dinner maar buiten de scope van de retroplanning valt - zoniet zou een app uiteraard overkill zijn)
• U hebt een zaal (de orangerie) op het oog maar die moet uiterlijk 2 maanden vóór het seminarie bevestiging krijgen van de optie die u genomen hebt. De zaal zelf is volledig naakt en moet door de gebruiker zelf volledig ingericht en aangekleed worden. De zaal is in het centrum van Moerenkerke gelegen en de hoofdzaal, heeft een oppervlakte van 450m² (15m * 30m). Er is een voorgeborchte van 50m² (10m x 5m) en een atrium van 200m². Het Atrium is een orangerie serre in cirkelvorm met diameter 16m. Ook moet men zelf zorgen voor servies, bestek en alles van drank.

Deliverables:

• De opdracht mag in groepjes van maximaal 3 personen uitgewerkt worden.
• Als uitdaging om te leren omgaan met een webbuilder toepassing, bouw je voor dit werkstuk een website, en geen “papieren” dossier. Je gebruikt hiervoor een website builder tool (CMS) die je zelf kiest (zoals www.jimdo.com,  www.wix.com, www.weebly.com enz...). Je mag zelf kiezen welke je verkiest. Let bij het aanmaken van je website er wel voor op dat je voor een gratis persoonlijke website gaat zonder “free trial” periode. De meeste van bovenstaande producten bieden die mogelijkheid, maar lees dit zeker eerst na voor je kiest. Wie reeds ervaring heeft met het bouwen van website, met wellicht meer gesofisticeerde tools zoals bijvb. dreamweaver neemt best deze taak niet op zich: laat dit over aan een teamlid die nog nooit een website gebouwd heeft – dat is beter voor zijn/haar leerervaring. Als url kun je bij de meeste tools enkel het eerste deel zelf vastleggen in de gratis versie. Het laatste deel is vrijwel steeds de firmanaam.com (bijvb. “mijnwebsite.webnode.com”). Kies als naam van de website jullie 3 initialen. https://initialen1-initialen2-initialen3.naamvancmstool.com. Bijvb.: https://sbi-gva-jdb.jimdo.com. Deze website is NIET bedoeld als website voor het evenement, doch een website die het resultaat van je opdracht documenteert. Hanteer echter wel een marketingstijl die gepast is voor het onderwerp en het geheel er aantrekkelijk maar ook functioneel laat uitzien.
• Het hoofdmenu van je website bevat volgende elementen: (mag naar keuze een horizontaal of verticale menustructuur zijn):

a.       About
Namen van de teamleden en opsomming van wie welke opdrachten gebouwd heeft. Gebruik een tabel zoals onderstaande om aan te duiden wie wat gebouwd heeft. Max 3 personen per team. Verdeel het werk om de werklast te verlagen

b.      Opstelling
schets van de locatie op schaal 1/250 gemaakt met een 2D of 3D tekentool naar keuze. Indien er meerdere ruimtes zijn zorg je dat er voor iedere eventruimte een opstelling bestaat. Voor de maten van het meubilair en de nodige ruimte maakt u gebruik van standaardmaten (zelf op te zoeken). Plak de tekening als screenshot(s) op je website onder het menu-element “Opstelling”. Voeg een woordje uitleg toe (waarom heb je bepaalde zaken zus of zo geschikt). Voeg ook een link toe naar het bestand in native formaat en in een uitwisselbaar formaat zoals .pdf.

c.       Retroplanning
(MS Project of Gantter)
woordje uitleg onderliggende redenering: (structuur WBS, CSF & mijlpalen, afhankelijkheden)
Schrijf background informatie uit over je projectplan. Je verduidelijkt de hoofdpunten in tekst op je website, als een “backgrounder” voor wie je retroplanning dient te begrijpen. Detail kun je steeds opnemen onder de “Info” tab van taken in je projectplan, wat resulteert in een “post-it” links van de taak. Je verduidelijkt achtereenvolgens:

i.      Algemene projectinformatie (zorg dat het een retroplanning is!)

ii.      Workbreakdown structuur. Wat zijn de hoofdactiviteiten die je hebt – wat houden ze in ? Licht de belangrijkste taken toe. Heb je een terugkerende taak (vb. wekelijkse statusmeeting)

iii.      Relaties en beperkingen die een woordje uitleg behoeven (pik er selectief enkele uit waar bespreking nuttig is voor wie je projectplan probeert te begrijpen). Maak ook maar gebruik van de “info” tab (yellow note) om een relatie of beperking uit te leggen

iv.      Verduidelijk de mijlpalen in je retroplanning – zichtbaar als taken in ruit-vorm op je projectplan.

v.      Hoe ziet je team eruit – welke resources ? Hoe heb je die toegewezen ? Was optimalisatie nodig ?
Zorg voor een realistische “Werk = Eenheid x Duur” inschatting bij iedere taak. Wat heb je vastgezet ? (“yellow note waar nuttige redenering”) Bespreek enkele moeilijker situaties.

d.Draaiboek
Ontwerp een draaiboek voor het event. Je bent vrij in de tool die je hier gebruikt (excel of iets anders). De tab op deze webpagina bevat: Een bespreking van je draaiboek + De link naar je draaiboek. Bij voorkeur slaag je erin het document de laden op je website en er een link naar te voorzien.

e. Event App
Selecteer één van de cloud tools die toelaten een eventapp te bouwen voor de bezoekers van je event. En bouw die app. Enkel voor het fundraising diner zou het overkill zijn om daarvoor een app te hebben:  je mag voor de app veronderstellen dat er ook nog een seminarie was over neurologische ziekten de dagen voorafgaand aan je fundraising.  Voorzie een beschrijving van je app opzet en de Link naar de download/installatie pagina voor deze app.

f.Mailing:
Maak een nieuwsbrief die de uitnodiging voor het evenement aankondigt met een cloud mass mailing toepassing. Kies een cloud mass mailing tool. Bestudeer de productdocumentatie en leer zelfstandig met de tool werken. Zoek uit hoe je de adressenlijst kunt laden. (Maak er zelf een korte klaar in Excel). Ontwerp een mass mailing (je tekst mag je vrij geknopt houden, maar probeer wel te personaliseren – dus zoek uit hoe je bijvb de voornaam als aanspreking als een dynamisch veld in de tekst krijgt). Plaats als bewijs enkele screenshots van je oefening op je website onder het menu element “Mailing”. Zorg dat ik (stefan.biccler@arteveldehs.be) een uitnodiging krijg via mass mailing voor je event.

g.Vrije Keuze:
Zet nog een digitale oplossing naar vrije keuze voor je event in. Documenteer die op je website.