Projectplanning

Ter inleiding

Indien je event aan een aantal complexiteitsvoorwaarden voldoet zal het meer en meer de eigenschappen van een project krijgen en is het toepassen van formele projectmanagement technieken een asset om het risico op teveel incidenten te verlagen. Dat is zeker het geval bij grotere eenmalige eventen waar vrij veel activiteiten dienen te gebeuren. 

Wanneer wordt het zo zo complex dat je van een project kunt spreken ?

 

 
 

een tijdelijke samenwerking

Een activiteit die doorlopend doorgaat met een permanent toegewezen team is geen project meer. Bijvoorbeeld gedurende 4 jaar in London Novello Theater 5 dagen per week de musical  "The Lion King" opvoeren is geen tijdelijke samenwerking meer maar een vast team. Bij een project gaat het over een tijdelijk aan het project toegewezen team dat taken opneemt binnen het project en eens hun taken afgewerkt toegewezen worden aan andere projecten en activiteiten.
 

van een aantal mensen (meestal uit verschillende vakgebieden)

Bij veel projecten heb een team nodig waarbij het opvalt dat de profielen net heterogeen dienen te zijn om tot een team te komen dat een project van A tot Z aankan. Een ontwerper, projectleider, regisseur, designer, marketeer, communicatieverantwoordelijke, administratieve krachten, juridisch adviseur, accountant,...
 

om binnen een vastgestelde tijd

Typisch voor een project is dat het resultaat van het project op een afgebakend tijdstip afgeleverd wordt. Er is een dus een eindpunt, op een welbepaald moment. Een opdracht die maar blijft verder lopen is niet meer echt een project.
 

een vooraf vastgesteld doel te bereiken

Het project dient een duidelijk, afgebakend doel te hebben. Je moet helder kunnen vaststellen of dat doel bereikt werd of niet. Indien bij aanvang van de opdracht het niet mogelijk is helder dat doel te omschrijven kun je nog niet van een project spreken.
 

binnen een vastgesteld budget

Het budget voor je project is op voorhand ingeschat en een doelstelling is je project te realiseren binnen dat budget. 
 

Hoe een project beheersen ?

 

Wat vereenvoudigd kan men stellen dat een project succesvol is als het eindresultaat de juiste kwaliteit biedt, op tijd opgeleverd werd aan de voorziene kostprijs:
 
 
 
 
Een project is gedeeltelijk mislukt als
  • Het opgeleverd product niet voldoet aan de verwachtingen – Het “WAT” is niet van voldoende kwaliteit.
  • Als het niet tijdig opgeleverd wordt – Het “WANNEER” ligt niet in lijn met de verwachtingen
  • Als het budget overschreden wordt – Het “HOEVEEL” werd onderschat
 
Dit zijn duidelijk de 3 belangrijkste beheersaspecten van een project. Maar het zijn niet de enige.
 
Naast de Tijd, Kwaliteit en Geld factoren dien je ook nog je project goed te sturen.

Wat zeker zal helpen is goed organiseren en goed informeren van alle betrokkenen in het project. Projecten mislukken vaak omdat de projectorganisatie, zowel bij het projectteam als bij de klant niet kloppen met de noden voor het project. (bijvoorbeeld je projectteam als leverancier is er wel, maar de klant heeft langs zijn kant geen team opgezet om de implementatie goed op te vangen). Vaak lopen zaken in een project fout omdat men niet goed communiceert over wat er te gebeuren staat.

 
Vandaar dat we in ons schema nog 2 ondersteunende blokje: “Informatie” en “Organisatie” toegevoegd hebben:
 
 

De GOKIT factoren

Men spreekt vaak van “GOKIT” factoren als de 5  factoren die als beheersaspecten bij de voorbereiding en uitvoering van een project van belang zijn. De projectmanager en de opdrachtgever moeten hier echt wel aan alle 5 voldoende aandacht besteden

  • Geld (G)
  • Organisatie (O)
  • Kwaliteit (K)
  • Informatie (I)
  • Tijd (T)
 

Geld

 
Een goede budgettering maakt duidelijke hoeveel het project gaat kosten. De projectleider bewaakt het budget. Met name wijzigingsverzoeken en het uitlopen van taken leiden snel tot een overschrijding van het voorziene budget. Ook risico's die zich voordoen brengen extra kosten met zich mee
 

Organisatie

Zijn er goede overlegstructuren binnen het projectteam en met de opdrachtgever ? Zit de taakverdeling binnen het team goed ? Worden beslissingen kordaat en goed overlegd genomen ?
 

Kwaliteit

Is men precies aan het bouwen wat de opdrachtgever wenst. Zal het doen wat de opdrachtgever voor ogen had ? Zal de kwaliteit in overeenstemming zijn met de verwachtingen. Technieken die hierbij helpen in je projectplan zijn het voorzien van een testplan, acceptatieprocedures, een piloot (proefdraaien)
 

Informatie

 
Heb je als projectleider nagedacht over wie wat moet weten. Veel projecten mislukken omdat teamleden en de opdrachtgever bepaalde instructies niet ontvangen hebben. Wordt er formeel gedocumenteerd. Is er een projectarchief. Is er een terugkoppelproces naar de projectmanager en opdrachtgever zodat men tijdig te weten komt dat iets mogelijk fout loopt?
 

Tijd

Krijgt de opdrachtgever het resultaat opgeleverd op het afgesproken tijdstip. De projectleider dient met de teamleden af te toetsen of de tijdsinschatting realistisch is. Bij uitvoering van het project verzorgt de projectleider bewaking van de voortgang en bijsturing waar nodig. Teamleden dienen hun tijdsspendering aan het project te verantwoorden. De projectleider dient hier met een gezonde kritische blik mee om te gaan.
 

Beheersing in de praktijk

In de praktijk houdt dit o.a. in dat volgende taken zorgvuldig dienen te gebeuren. Tussen haakjes vind je de GOKIT factoren die hier positief kunnen beïnvloed worden.
  • Planning vooraf (T)
  • Voortgangsbewaking (T, I)
  • Overleggen (I, O)
  • Planning aanpassen (T)
  • Bewaking budget (G)
  • Bewaking kwaliteit (K)
  • Verspreiding en archivering info (I)
  • Bewaking projectdoel (O)
  • Bedreigingen project (O)
 

Dus hoe ziet die projectmanagement taak er dan uit ?

 
Je moet zeker:
 
  • Schematiseren
  • Budgetteren
  • Organiseren van middelen
  • Bijhouden van actuele gegevens
  • Rapporteren