YesPlan

 

Als case bekijken we YesPlan - een planningsoftware die als spin-off ontwikkeling van de Vooruit Gent ontstaan is en nu maturiteit aan het bereiken is. 

 

 

Als je ver­schil­len­de eve­ne­men­ten per jaar or­ga­ni­seert en over meer dan één zaal be­schikt, dan wordt het plan­nen al snel com­plex. Excel en di­gi­ta­le do­cu­men­ten kun­nen hel­pen, maar sto­ten gauw op hun gren­zen omdat ze niet echt toe­la­ten om pro­bleem­loos samen te wer­ken of alle in­for­ma­tie up to date te hou­den. Plan­nings­soft­wa­re kan hier­bij hel­pen, maar wat zijn nu de vijf groot­ste troe­ven van zo’n soft­wa­re?

 

VERMIJD DUBBELE BOEKINGEN OF LEGE MOMENTEN.

Het spreekt voor zich dat een or­ga­ni­sa­tie in de eer­ste plaats een plan­nings­soft­wa­re ge­bruikt om een beter over­zicht van de plan­ning te creëren. Dank­zij een beter in­zicht in de be­schik­baar­heid van zalen, me­de­wer­kers en ma­te­ri­aal kun­nen dub­be­le boe­kin­gen of lege mo­men­ten ver­me­den wor­den. Daar­naast weet ie­der­een in een oog­op­slag wat hem te doen staat. De plan­ning zal, dank­zij het ge­bruik van de juis­te soft­wa­re, nau­wer aan­slui­ten bij de re­a­li­teit en als or­ga­ni­sa­tie heb je met­een een over­zicht van de kos­ten en de op­breng­sten.

 

COMBINEER INFORMATIE TOT NIEUWE DOCUMENTEN

In een plan­nings­sys­teem wor­den alle ge­ge­vens di­gi­taal in­ge­voerd: wan­neer start de op­bouw en wan­neer ope­nen de deu­ren? Wie is er ver­ant­woor­de­lijk voor de schoon­maak? Hoe­veel brood­jes moe­ten er be­steld wor­den? Moet er een mi­cro­foon voor­zien wor­den voor het eve­ne­ment?

Ech­ter, een plan­nings­soft­wa­re ge­brui­ken wordt pas echt in­te­res­sant als je deze in­for­ma­tie op ver­schil­len­de ma­nie­ren kan com­bi­ne­ren en ex­tra­he­ren. Zo creëer je ge­mak­ke­lijk of­fer­tes, con­trac­ten, pro­duc­tie­fi­ches, over­zich­ten van wan­neer er bv. een par­keer­plaats moet voor­zien wor­den, noem maar op. Door­dat je al deze in­for­ma­tie slechts één maal in de soft­wa­re hebt moe­ten in­voe­ren, win je niet al­leen enorm veel tijd maar heb je ook een veel la­ge­re fou­ten­mar­ge!

WERK MET VERSCHEIDENE GEBRUIKERS TEGELIJK AAN DEZELFDE VERSIE VAN DE PLANNING.

Wan­neer ver­schil­len­de men­sen aan één pro­ject wer­ken, ge­beurt het vaak dat er ver­schil­len­de ver­sies van de plan­ning ont­staan. Men­sen hou­den in­for­ma­tie bij zich tot ze klaar zijn met al hun be­wer­kin­gen, waar­door er niet snel op wij­zi­gin­gen in­ge­speeld kan wor­den. Hier­op biedt plan­nings­soft­wa­re een ant­woord. Door­dat de aan­pas­sin­gen on­mid­del­lijk ge­beu­ren in een ge­deeld sys­teem, is ie­der­een met­een op de hoog­te van de stand van zaken. Met ver­schil­len­de ge­brui­kers te­ge­lijk aan één eve­ne­ment wer­ken ge­beurt pro­bleem­loos.

INTEGREER JE PLANNING MET JE WEBSITE, TICKETINGSYSTEEM…

Eve­ne­men­ten­or­ga­ni­sa­to­ren ge­brui­ken van­daag de dag al al­ler­han­de soft­wa­re: een tic­ke­ting­sys­teem, een web­si­te, een boek­houd­pak­ket… Dank­zij plan­nings­soft­wa­re kan je al deze sys­te­men aan el­kaar lin­ken. Je voert de in­for­ma­tie in je plan­ning in en die stroomt dan op het juis­te mo­ment au­to­ma­tisch door naar je an­de­re sys­te­men.

Bo­ven­dien ver­groot je ook het over­zicht over je eigen plan­ning. Je ziet bij­voor­beeld on­mid­del­lijk hoe­veel tic­kets er voor een be­paal­de voor­stel­ling al wer­den ver­kocht. Op basis hier­van be­slis je hoe­veel per­so­neel je die dag zal nodig heb­ben of bij­voor­beeld of er op voor­hand nog een extra mar­ke­tingstunt moet ge­beu­ren. Plan­nen ver­liep nog nooit zo ef­fi­ciënt!

 

LOS DE TEGENSTRIJDIGHEDEN OP VOOR ZE ZICH VOORDOEN

Wan­neer alle in­for­ma­tie zich in één enkel on­li­ne sys­teem be­vindt, is het heel een­vou­dig om te zien waar en wan­neer er iets niet klopt. No­ti­fi­ca­ties bren­gen je hier bo­ven­dien nog eens van op de hoog­te. Daar­door voor­kom je dat je op het laat­ste mo­ment een he­le­boel fou­ten ont­dekt en dat op­los­sin­gen snel moe­ten wor­den ge­zocht. Je eve­ne­ment ver­loopt vlek­ke­loos, sluit veel dich­ter aan bij je plan­ning en past per­fect bin­nen het voor­zie­ne bud­get.
 

 

In een evenementenorganisatie met verschillende medewerkers is het belangrijk om goed samen te kunnen werken. Het gevaar schuilt erin dat er verschillende versies van de planning ontstaan of dat niet iedereen over de juiste informatie beschikt. Dit is één van de grote redenen waarom veel organisaties overschakelen op een planningssoftware waarin alle gebruikers toegang hebben tot het meest recente plan. 

 

 

 

 

Yesplan heeft volgende Infographics gemaakt met feedback uit een onderzoek van gebruikers: 

 

 

 

 

 

 

•