Een event plannen met MS-Excel

 

Veel eventmanagers blijven weg van specifieke planningssoftware. Meestal valt men dan terug op MS-Excel. Als argumentatie wordt meestal aangehaald dat het gebruik van planningssoftware het uitwisselen en samenwerken met derden bemoeilijkt omdat zij deze software niet kennen en er geen gebruikerslicentie voor hebben. Planningssoftware kan immers best prijzig worden. Zo kost een klassieke planningstoepassing zoals MS-Project al snel 900 euro en cloud gebaseerde software is bij professioneel gebruik meestal gebaseerd op een maandelijks abonnementsbedrag in de orde grootte van 40 à 100 euro per gebruiker per maand.

 

Je verliest veel functionaliteit als je voor MS Excel gaat: Goede projectplanningssoftware zal actief helpen het project te optimaliseren naar doorlooptijd, naar bezetting van de werknemers en andere resources en naar initiële kostcalculatie. Eens het project in uitvoering is ondersteunt planningssoftware je in opvolging en controle. Ze zal je op het kritisch pad wijzen met die taken die je aandachtig in het oog moet houden. Standaard beschik je over een rijke rapporteringsbibliotheek waarmee je glossy rapporten over projectvooruitgang mee kan produceren. Meer geavanceerde tools bieden ook een aansturingsplatform voor het team aan.

 

Dat staat in schril contrast met de “takenlijstjes” die vaak in Excel aangemaakt worden.

 

Dit hoofdstuk is bedoeld voor de koppigaards – zij die het licht niet gezien hebben en hardnekkig vasthouden aan Excel. Als we dan toch voor Excel gaan: zorg dan dat je de tool correct gebruikt. Zorg dat je weet hoe je een minimum aan automatisatie aanbrengt om een retroplanning en draaiboek op te stellen. In plaats van je een standaard planningstemplate voor Excel aan te rijken - die meestal toch niet zal voldoen aan je noden - proberen we je in dit hoofdstuk uit te leggen hoe je een excel werkblad automatiseert zodat je een eenvoudige planning kan invoeren.

 

Let’s improve the Flintstone method !