Stel voor je aan je projectplan begint de algemene projectgegevens in: plannen vanaf een begindatum of een einddatum, en vul dan die begindatum of einddatum in. Bemerk welke kalender de default kalender is die gebruikt wordt. Normaal gezien is dat “Standaard”.

 

 

Een retroplanning gebruik je typisch voor evenementen die op een vaste einddatum dienen door te gaan en waarbij een verschuiving van die einddatum volstrekt onmogelijk is. Bijvoorbeeld de planning voor het grote vuurwerk op 31 december 24:00 uur. Typisch is hier ook dat het meeste werk tegen het einde toe gebeurt.

Een voorwaartse planning gebruik je voor projecten waarbij je weet wanneer je kunt beginnen werken aan het project. De einddatum zal MS-Project voor je berekenen. Bijvb.: heb je de bouwvergunning, dan kun je aan de bouw van een appartement beginnen. De projectplanning die je straks zorgvuldig opbouwt zal je vertellen wanneer dit bouwproject klaar is. Uiteraard zul je in de evenementenbranche ook wel vaak een planning dienen op te stellen waar je kunt motiveren dat een voorwaartse beter geschikt is, bijvoorbeeld omdat je weet wanneer je kunt starten en men de hoofdmoot van het werk snel wil aanpakken, terwijl een vaste datum voor het evenement nog geen issue is.
 

 

We hadden reeds in stap 1 wat werktijdinformatie opgenomen. Een nauwkeuriger aanvulling gebeurt via project->werktijd wijzigen.

Je hebt hier de beschikking over 3 basiskalenders voor je project: de standaard, een 24 uurs en een nachtdienst kalender. Als je straks werknemers toevoegt zullen die allen hun eigen kalender krijgen die, als je niets wijzigt, zal gebaseerd zijn op de “standaard kalender”.

 

Het is dus zaak die standaardkalender zeker goed in te stellen voor je taken (en vooral duren) van je project begint in te geven. Doe zeker het volgende:

Geef alle sluitingsdagen van je bedrijf in onder “uitzonderingen”. Je kunt de sluitingsdagen in de kalender selecteren, en dan een lijn typen onder uitzonderingen. Hij zal de data die je in de kalender geselecteerd had dan als vrije tijd instellen. Als taken daarop vallen, zullen zij verder uitlopen tot je terug in een werkgebied zit op de tijdsas.

 

Onder details kun je feestdagen “terugkerend” maken. Bijvb 1 mei valt ieder jaar op 1 mei, dus die kun je als terugkerend instellen (niet de brugdag van 2 mei uiteraard)

 

 

 

 

 

Een 2e zaak die je dient in te stellen is een nauwkeurige aanduiding over hoe de werkdagen eruit zien. Dat kun je invullen door de tab “werkweken” te kiezen.

Een veel voorkomende situatie zijn bijvoorbeeld bedrijven die de vrijdag eerder de werkdag beëindigen dan op andere dagen.

 

Veronderstel dat de dinsdag je de avond blokkeert om aan je evenement te werken, van 20:00 tot 22:00, en dat iedere week: