2 Soorten planning

Retroplanning en draaiboek zijn qua techniek niet zo verschillend. Dit is ook niet verwonderlijk vermits beide instrumenten dezelfde 4 W’s (Wie, Wat, Waar en Wanneer) moeten weergeven. De tijdsdimensie is uiteraard wel verschillend: bij retroplanning spreken we in termen van weken of dagen en tellen we terug, bij een draaiboek spreken we over uren, minuten of in extreme gevallen zelfs over seconden. Conceptueel en operationeel zijn beide instrumenten echter totaal verschillend.

Het omslagpunt is de datum van het event. Vóór het event plannen we, worden alle taken voorzien en hebben we een tijdsdimensie uitgedrukt in dagen of weken, hetgeen ons respectievelijk een speling van dagen of uren geeft.  Als eventmanager controleer je en stuur je bij telkens iets anders verloopt dan voorzien – we zitten immers nog ver van de eventdatum en kunnen dus meestal wel ingrijpen.

De fase van het draaiboek is conceptueel anders. In deze fase plannen we niet meer maar dirigeren we zoals een orkestleider zijn orkest dirigeert. Dit is de fase van het event, het optreden voor groot publiek. Hier kunnen we ons niet veroorloven dat er ook maar iets fout gaat of ons event wordt een sisser in de plaats van een spetterend gebeuren. Bij een event is er geen speling en moet het draaiboek letterlijk worden opgevolgd. Mislukt iets, dan ga je meestal beslissen om met de volgende stap verder te gaan.