Inhoud
2 luiken
Je draaiboek bestaat uit 2 luiken:
1. Vaste informatie (geldig voor duur event)
Je moet ten alle prijze vermijden dat informatie die tijdens het event plots dringend nodig kan zijn niet onmiddellijk ter beschikking staat. Denk daarom op voorhand na over de mogelijke calamiteiten, en wie of wat je dan nodig hebt. Zorg dat die gegevens deel uitmaken van het vaste informatie luik van je draaiboek:
- Adres details en wegbeschrijving
- Leveringslocaties
- Contactgegevens
- Alle medewerkers event (rol + mobiel nummer)
- De contacten bij de klant/opdrachtgever
- Verantwoordelijken of stand-by mensen bij de leveranciers en de zaaluitbater
- Noodnummers & nuttige diensten (taxi, hulpdiensten, dokter&apotheek, verantwoordelijke schepen/burgemeester, media
- …
- Inplanting / plattegronden met ingetekend event en evacuatiewegen
- Catering informatie voor crew
- Lijst deelnemers
- Checklist materiaal
- …
2. Timing
- Laat hoofddata&tijden (opbouw, rehearsal, event, afbouw) eruit springen
- Equivalent van retroplanning (4W’s)
- Lay-out & opmaak bepaald door type event
- Alle info in één opslag !
- Relaties tussen taken niet relevant (voorbij is voorbij)
- Draaiboek = sequentieel & statisch
Fysische eigenschappen van je draaiboek
Zorg dat er naast de digitale versie zeker ook papieren versies voor iedereen zijn. De accu van je tablet zal immers net leeg zijn als je je digitaal plan nodig hebt...
Coördinatie = mobiel
- Handig, bruikbaar formaat
- Bestand tegen omgeving van event
- Outdoor ?, stevig ?, water ?, vuil ?
Formaat, lay-out = functie (aard event)
Vermits de coördinatie van een event meestal vereist dat we tijdens het event zeer mobiel zijn, dient het draaiboek in een handig en bruikbaar formaat opgesteld te worden. Het dient ook aangepast te zijn aan de omgeving (indoor/outdoor, nat/droog, vuil/proper). Druk af op een laserprinter. De inkt van een inktjet printer loopt uit bij regen. Plastificeer of plaats in plastic mapjes als je last van regen kunt hebben
Je team ?
De volledigheid in de samenstelling van je team tijdens het event is cruciaal voor het professioneel overkomen van je event.
Hier wat tips i.v.m. rollen die je mogelijk nodig hebt en aanstuurt vanuit je draaiboek
- Licht & geluid ontwerper levert licht & geluidsplan dat aan de operator kan doorgegeven.
- grafische operator: bij presentaties, verzamel dagen voor event presentaties - zie kwaliteit na - helpt tijdens event de presentatoren hun presentatie op te starten
- Podium opbouw (crew: "riggers", timmerlui,...)
- Event controller: bij grotere openlucht evenementen - monitort (radio)communicatie & digitale kanalen en dispatcht. Logt ook wat gebeurt
- Show caller: zorgt dat alles op tijd verloopt (start spreker, muziek, video's,...)
- Runner: Alle kleine taken die onverwacht optreden bij een event (iets snel aankopen, brengen, aansluiten,...).
- Personeel geleverd door de locatie: zorg dat je dat duidelijk in kaart hebt
- Host - ontvangt de bezoekers, registratie, aanwezig in zaal (vb microfoon doorgeven bij Q&A)
- Voice of God: Maakt aankondigingen op PA, bijvoorbeeld na lunch iedereen terug in de conferentiezalen krijgen
- Catering rollen (Kelners, Keukenpersoneel, ...)
- Security personeel (indien van toepassing)