Resourceplanning taaktypes

 
 
Toen je de WBS opstelde heb je een eerste schatting voor de duur van die taak gemaakt. Er werd gesteld dat "Duur" niet noodzakelijk met de hoeveelheid werk te maken heeft. Iets kan 1 week aanslepen, maar slechts 1 uur werk inhouden. Hoeveel resources moet je dan die week toewijzen aan die taak ?
 
Het antwoord op die vraag ligt in een formule vervat:
 
Werk = Eenheden x Duur
 
In bovenstaand voorbeeld was "Duur" 1 week. Binnen een formule moet je uiteraard steeds dezelfde maateenheid gebruiken. Laten we standardiseren op "uur", dan is 1 werkweek bijvoorbeeld 40 uur
 
De hoeveelheid werk was 1 uur
 
1 u = Eenheden x 40 u
dus Eenheden = 1/40 of 0,025
 
Dus je hebt gedurende die week 0,025 ste van een persoon zijn tijd nodig om die taak af te handelen.
 
Je planningtool zal je helpen met het uitrekenen van deze formule, op voorwaarde dat jij zelf voldoende waarden van de formule invult (2 van de 3) en bovendien aangeeft welke van de 3 variabelen dient "vastgezet" te worden. Vastzetten betekent dat jij in je wijsheid beslist hebt dat het voor dat element die waarde moet zijn en dit niet zomaar gewijzigd mag worden. Je kunt slechts 1 variabele vastzetten.
 
Welke varabele je dient vast te zetten hangt van de taakinhoud af. Laten we de 3 mogelijkheden even nader bekijken:
 
  • vast werk: Je kan inschatten hoeveel werkuren een bepaalde taak is, en je beseft dat dat de waarde is die best vastgezet wordt. 
    Voorbeelden: Een huis schilderen, een oprit leggen.
    Bij dit type werk zal een extra schilder, een extra tegellegger de duur van de taak inkorten. Bijvb. 1 schilder doet er 12h over, 2 schilders doen er 6h over.
  • vaste duur: De taak zal een bepaalde duur hebben en daar valt weinig aan te verandereren. Bijvb. een beslissingsproces bij de klant sleept wellicht 2 weken aan. Een les volgen duurt 1h30. De meeting is gepland met een duur van 2 uur. Bij vaste duur zal vaak de hoeveelheid werk veel te hoog staan (namelijk gelijk aan de duur van de taak). Je moet dan ingrijpen en dat cijfer verlagen tot de correcte hoeveelheid werkuren (bijvoorbeeld duur 2 weken, hoeveelheid werk 2uur)
  • vaste eenheden: Het aantal resources dat werkt aan de taak is vast. Bijvoorbeeld er zijn 2 schilders nu voorzien en die mogen nu niets anders doen dan de schildertaak afwerken. 

Hoe stel je dat in bij MS-Project ?

 
Ga naar Opmaak, en vink "Details" aan in het lint. Dat zal je scherm in 2 delen splitsen, bovenaan het "Gantt" deel, en onderaan detail over de resources.
Ga nu staan op de taaklijn die je interesseert. Denk na over wat je wil vastzetten (Vast werk/Vaste duur/Vaste eenheden) en kies die die je wil vastzetten in het menu "Taaktype". In het onderstaande voorbeeld, "Registreren respons" zit veel wachttijd en weinig werk: we wachten op klanten die inschrijven voor het event gedurende 8 dagen en verwerken wat binnenkomt. Als je op deze lijn niets instelt dat zal de werklast van de adminstratieve hulp op 64 uur staan (8 dagen x 8 uur = 64 uur). Dat is veel te veel. We zijn wel zeker van onze duur van 8 dagen, dat moet zo blijven. Dus vertel MS-Project dat te aanvaarden door aan te geven dat het "Vaste duur" is. Overtyp dan de 64 uur door bijvoorbeeld 8 uur wat onze werkinschatting is. Hanteer zo'n werkwijze nu voor alle deeltaken. Doe dat NIET voor hoofdtaken, daar wijs je geen resources aan toe om dubbele boeking te vermijden.