Excel basisvaardigheden refresh
We gaan ervan uit dat je als eventmanager reeds vrij handig bent met Excel. Wil je excel gebruiken voor planningsdoeleinden, zorg dan zeker dat je volgende materie beheerst - mogelijk zijn dit functionaliteiten die je wat minder goed kent. Is je kennis te roestig, dan bestel je best
Een korte herhaling van enkele basismanipulaties die je dient in de vingers te hebben:
Download dit Excel oefenbestand: het heeft verschillende werkbladen die overeenkomen met onderstaande uitleg en die je toelaten te experimenteren.
Draaitabellen en draaigrafieken
Draaitabellen en draaigrafieken vormen een krachtig hulpmiddel om grote hoeveelheden data snel samen te vatten in een overzichtstabel of grafiek. Vaak wordt veel complex rekenwerk uitgespaard. Studeer zeker eens deze techniek indien je ze niet beheerst. Zie boek "De Rouck, blz 219-223.
- zet de cursor in een cel binnen de tabel
- Invoegen -> Draaitabel -> Draaitabel
- Pop-up box "draaitabel maken", bevestig met OK
- Stel dat je de omzet wil zien per medewerker per beursevent. Wat je wil als centrale waarden zien sleep je van "velden kiezen" naar "waarden" De "per medewerker" en "per beursevent" moet je over kolomlabels en rijlabels verdelen door ze daar naar te slepen. Dit moet je hebben
Opmerking: bij getallen zal de "som" getoond worden. Je kunt dit veranderen door iets anders dan "som van omzet" te kiezen, zoals gemiddelde, of aantal,...
- Probeer ook eens met een draaigrafiek:
- Invoegen -> Draaitabel -> Draaigrafiek
- Stel dat we de evolutie van de omzet per verkoper in de tijd willen zien. Dan neem je best als tijdsas de X-as, dat is de "Asvelden", en de verkopers als legendavelden. De omzet is de uit te zetten waarde. Je aanzet ziet er zo uit:
Vulgreep en doorvoeren van constante, lineaire en groeireeksen
Experimenteer met 3 technieken:
- Vulgreep. Selecteer cel(len). Plaats cursor precies op rechteronderkant (het mini vierkantje) zodat cursor in + verandert. Sleep. Laat los. Indien verkeerde vorm van doorvoeren, klik op menu rechtsonder van je selectie om een andere beslissing te forceren.
Vulgreep variant: Als 1, maar druk ook de CTRL toets bij het slepen. Dit forceert aan alternatieve kopieerbeslissing
- Vulgreep, rechtermuisknop: Als 1, doch je krijgt bij aanvang een vraag voorgeschoteld over het gewenste kopieergedrag
- Start -> Doorvoeren (rechts in lint bij "bewerken").
wil je kopiëren: doorvoeren omlaag, omhoog, rechts of links kiezen
wil je een lineaire of een groeireeks maken, kies "reeks"
(boek MSExcel p 46-54)
Voorwaardelijke opmaak
Voorwaardelijke opmaak zullen we vrij vaak gebruiken in deze cursus
Deze techniek maakt het mogelijk iets automatisch in te kleuren als aan een bepaalde voorwaarde voldaan wordt
Selecteer B4:E7
Start -> groep Stijlen -> Voorwaardelijke Opmaak -> Markeringsregelse voor cellen -> groter dan
Kies K4. Bemerk de kleurkeuze die je kunt bepalen, kies lichtrode opvulling met donkerrode tekst
Doe dit nog eens, maar kies nu kleiner dan K6; en kies groene opvulling met donkergroene tekst
Geknoeid ? - Veeg de ongewenste regels uit: Start -> groep Stijlen -> Voorwaardelijke Opmaak -> Regels beheren
Je kunt nu nakijken hoeveel regels je wel hebt, en de ongewenste uitvegen (Regel verwijderen)
(de Boeck, boek blz 108)
Absolute / Relatieve adressering
Voor je een formule kopieert, denk je eerste na over het adresseringstype dat je nodig hebt, zodat de formule op de doellocatie blijft werken.
De “$” zetten/niet zetten voor rij en/of kolom wordt bepaald door kopieerbeweging
- Horizontaal → kolom vast ($A1)
- Vertikaal → rij vast (A$1)
- Horizontaal & Vertikaal → kolom & rij vast ($A$1)
Nuttige excel functies specifiek bij plannen
- Als (test;waarde test waar;waarde test vals)
- WEEKNUMMER() [vanaf 2007]
- MAAND()
- JAAR()
- NU() datum & tijd
- VANDAAG() datum (… Ctrl + ;)
Opmaak datum en tijd
- Datum en tijd zijn getallen met een aangepaste opmaak!
- Datum = aantal dagen sinds 31.12.1899
- Tijd = aantal minuten sinds 00:00
- Dag: d, dd, ddd, dddd
- Maand: m, mm, mmm, mmmm
- Jaar: jj, jjjj
- Uur: u, uu (u=12, U=24)