Gevorderde planning

Eens een retroplanning herbruikbaar moet zijn en het project groter wordt (zowel in termen van aantal taken als lengte van de planningsperiode) is het wenselijk de voorgaande basisplanning te verfijnen. Een mogelijke uitwerking in deze zin is onderstaande planning:

Als je deze zelf wil bouwen, kun je vertrekken van volgend startbestand  waar de automatizatie nog niet insteek. Je kunt ook het eindresultaat hier dowloaden. Bekijk zeker de rode driehoekjes, daar steekt commentaar onder!

 

 

Het eerste wat opvalt is de dubbele Gantt grafiek: een groene zone in weken uitgedrukt en een oranje zone in dagen uitgedrukt. Indien de planningsperiode een bepaalde lengte overschrijdt, wordt een Gantt grafiek die uitsluitend in dagen is uitgedrukt door zijn lengte onoverzichtelijk. Om het helikopterzicht te behouden kan men een tweede visualisatie doen met grotere tijdseenheden (weken, eventueel maanden) zonder de gegevens te dupliceren! De toegepaste techniek is eveneens deze van de voorwaardelijke opmaak. De formule voor de voorwaarde is hier echter iets complexer omdat we 2 verschillende tijdseenheden met elkaar vergelijken (hier dagen en weken).

 

 

De hier gebruikte oplossing bestaat uit een voorwaardelijke opmaak regel, die, als hij waar is, de cellen groen kleurt.

 

=EN($I6>0;$G6<=J$5+6;$I6>=J$5)

We testen eerst of er wel een einddatum ingevuld is. Zoniet vermoeden we een blanco lijn en kleuren we niet.

Als de begindatum van de taak niet later dan 6 dagen na de datum van de maandag valt, en als de einddatum op of na de maandag valt, dan kleuren we groen.

(Om dit te bekijken: start -> voorwaardelijke opmaak -> regels beheren -> (selecteer de regel die je wil bekijken) regel bewerken)

 

Automatische begindatum

 

Een tweede verfijning die we hier hebben toegepast is het overzichtelijker maken van de tijdsbalk. Om te starten hebben we de begindatum van de tijdsbalk heel expliciet zichtbaar gemaakt. Dit laat toe de begindatum enkel hier te laten wijzigen zodat de tijdsbalk niet bewerkt moet worden. In de tijdsbalk zelf verwijst de eerste datum naar deze invoer:

Het weeknummer, het jaartal en het maandnummer worden respectievelijk bekomen door gebruik van de functies WEEKNUMMER(), JAAR() en MAAND(). 

Voor het nummer van de dag wordt geen functie gebruikt omdat we hier de volledige datum nodig hebben voor de voorwaardelijke opmaak:

 

 

Hier lossen we dit op door de opmaak van de datum te wijzigen in aangepast/dd.

 

Een relatief lege tijdsbalk

Om geen overbelasting op de tijdsbalk te hebben wordt getest of twee opeenvolgende cellen niet dezelfde waarde hebben, zo ja wordt de celinhoud wit
gekleurd (witte tekens op een witte achtergrond geeft de perceptie van leeg).

 

 

Selectie medewerkers

 

Vak wil je keuzelijstjes toevoegen in Excel. Voorzie een extra werkblad om die lijstjes aan te leggen. Laten we hier even het voorbeeld nemen van een lijst medewerkers waaruit kan gekozen. Voordeel van een selectie uit een lijst is de garantie op homogene spelling. Dit wordt ingesteld via Lint/Gegevens/Hulpmiddelen voor gegevens/Gegevensvalidatie. We selecteren de gegevens uit het werkblad “parameters”. Die lijst hebben we ook een naam gegeven (Lijst_resources)

 

 

 

 

De bron is de naam die we gegeven hebben aan de celgroep die de namen van de teamleden bevat.

 

 

 

 

Bij verdere verfijning zal op een bepaald ogenblik de complexiteit van het werkblad echter te groot worden waardoor het niet meer onderhoudbaar is en dus zijn doel voorbij gaat. Eens dit punt bereikt (door de omvang van het project) moet men overwegen om over te stappen naar zuivere planningssoftware zoals MS Project of beter nog cloud gebaseerde projectplannings oplossingen.

 

Voor verdere verfijiningen kun je nog denken aan:

…