Retroplanning
Plannen voor een event
Bij projectplanning voor klassieke projecten, bijvoorbeeld een gebouw neerzetten, gebruikt men voorwaartse planningssystemen: men weet wanneer men begint, en door het projectplan op te stellen zal men ontdekken wanneer het project naar verwachting zal afgerond zijn.
Bij evenementen ligt dit meestal anders: Typisch voor een evenement is dat men toeleeft naar een bepaalde datum, de datum van het evenement. Wanneer men precies aan de voorbereiding begint is niet kritisch, zolang men maar kan aantonen dat door terugrekenen in de tijd er voldoende tijd zal overblijven. Men spreekt hier van een retroplanning die alle voorbereidende activiteiten voor het evenement capteert.
Tijdens het evenement wordt een draaiboek gevolgd waar precies in uitgewerkt werd wat van minuut tot minuut gebeurt. Na het evenement is het nog niet afgelopen, er is vrijwel steeds een nazorg fase en men last best een formele debriefing van het team in.
De fazen van eventplanning
Eens je project een zekere complexiteit heeft dien je planmatig, volgens een aantal gescheiden hoofdfazen te werken. In grote lijnen komt dit neer op:
- Doelstellingen → WAT
(Je vertrekt van een verkenning, waar o.a. de doelstellingen geformuleerd worden wat de WAT moet gerealiseerd worden aanrijkt) - Concept → Taakanalyse >>> WBS
(Uit je concept volgt een taakanalyse wat uitgroeit in een volledige workbreakdown structure (WBS) van hoofd- en deeltaken) - De retroplanning stelt men op en legt voor de WAT vast → WANNEER, WIE, WAAR voorbereidingen gebeuren
(Met de WBS weet je de taken, maar nog niet wat, wanneer, door wie en waar gebeurd. Dat wordt in de retroplanning uitgewerkt.) - Je retroplanning voer je dan uit
- Een stap binnen je retroplanning is het draaiboek voor het event opstellen
- Dat draaiboek volg je tijdens het event
- Nazorg & afronding
(Na je event evalueer je)
Als we dat in 5 fazen gieten komt dan volgende flow naar boven:
