Retroplanning ontwerpen

 

WAT

Taakanalyse: WAT moet er allemaal voorafgaandelijk aan het event gebeuren
 
Hoe kom je aan een volledige lijst met taken ? Een magisch recept bestaat niet. Combineer technieken:
 
  • Team brainstorm (best individueel laten opschrijven en dan pas bijeen gooien)
  • Interview experts voor deeldomein (logistiek, techniek, marketing,...)
  • Raadpleeg gelijkaardige projectplannen
  • Bekijk lessons learned van vorige projecten
  • Werk iteratief
  • Verwijder dubbels of overlappende.
     

WBS opstellen (WBS = Work Breakdown Structure)

Kerntaken
  • Deeltaken → Work Breakdown Structure (WBS)
 
Taken ordenen
  • Per Traject (communicatietraject, entertainment, infrastructuur,...)
  • Tussen en binnen trajecten ongeveer sequentiëel ordenen
  • Parallel / Serieel (Trajecten meestal parallel)
     
Afhankelijkheden
  • Taaknummer (… afhankelijkheden)
  • WBS-nummer (… hierarchische structuur)
 
 

Hoeveel detail in je WBS ?

Het is voor de beginnende event manager vaak niet eenvoudig in te schatten hoeveel detail men in de WBS dient te leggen. Je moet de gulden middenweg zien te vinden qua niveau van detail. Het is niet de bedoeling in detail te verdrinken. Maar het is niet de bedoeling zo sterk samen te vatten zodat wie het projectplan overneemt niet inziet wat de (verzwegen) deeltaken zijn en deze hierdoor niet toewijst voor uitvoering.
 
Graad van detail = functie van:
 
 

Inschatten van tijd

  • Hoe minder ruim, hoe meer detail!
 

Inschatten van kosten

  • Hoe minder budgettaire ruimte, hoe meer detail!
 

Toekennen van verantwoordelijkheden

 
  • Doe je het zelf, wees dan helemaal nauwkeurig (4W’s nauwkeurig)
  • Besteed je uit via een dienstenomschrijving, dan moet de WAT nauwkeurig zijn. Wanneer en met hoeveel resources de leverancier zijn werk uitvoert hoef jij niet te bepalen, wel WAT er precies met welke kwaliteit dient te gebeuren.
 

Vergeet analyse / ontwerp niet waar dat nodig is

  • Vaak zal een hoofdactiviteit uit volgende deelactiviteiten logica bestaan (zie figuur). Wie weinig ervaring heeft met projectplanning begint vaak onmiddellijk met activiteiten op te sommen die met "implementatie" te maken hebben en vergeet dat eerst een taak nodig is die analyseert wat precies nodig is gevolgd door een ontwerp vooraleer men begint te bouwen (implementeren)
 

WBS voorbeeld

 
Een voorbeeld van een WBS in een excel werkblad ingegeven