Om je wat op weg te helpen met het opstellen van een WBS: hier een mogelijk voorbeeld voor een conferentie. Let wel op: sommige zaken zijn hier weggelaten als het om repetitief identieke activiteiten tussen verschillende conferenties gaat. Een voorbeeld is "ticketing" 
 

1.1 Genereer thema ideeën
1.2 Kies thema
1.3 Thema beschrijving uitwerken
1.4 Thema aanknooppunt uitwerken
1.5 Conferentie logo & stijl uitwerken
 

2.1 Projectmanager aanduiden
2.2 Conferentie budget richtlijn vastgelegd
2.3 Ontwerp retroplanning
2.4 Werk agenda uit
2.5 Verfijn retroplanning
2.6 Conferentie budget uitwerken
2.7 Goedkeuring conferentie budget
2.8 Projectopvolging & rapportering
 

Spendeer voldoende tijd aan het brainstormen over en vastleggen van het thema. Dan ga je van het algemene meer en meer in detail: Wat is de ruwe agenda van het event. Wat is het budget van de klant en wat wordt dat als we dat nauwkeuriger uitwerken.
 

3.1 Identificeer mogelijke sprekers
3.2 Maak een shortlist
3.3 Contacteer en inviteer sprekers
3.4 Bevestiging sprekers
3.5 Biografie sprekers/artiesten bekomen
3.6 Sessie abstracten bekomen
3.7 Deel sessie abstracten met sprekers
 

4.1 Identificeer mogelijk locaties
4.2 Vraag offertes en zaal beschikbaarheid op
4.3 Beslis welke locatie
4.4 Leg datum vast
4.5 Teken contract met locatie
4.6 Stel conferentiebudget bij
4.7 Bepaal benodigde catering
4.8 Bepaal AV vereisten (projector, internet, geluid,...)

4.9 Bepaal aankleding zaal
 

Kies je sprekers met zorg, omdat hun specialiteit extra waarde geeft en perfect past met je conferentie agenda. Als eventmanager mag je niet vergeten dat je sprekers ook “gemanaged” dienen te worden: brief hen goed. Geef hen deadlines en volg die op (bijvoorbeeld om abstract, om draft presentatie, om finale presentatie op te leveren). Geef duidelijke instructies over de logistieke details (vb. PC, WIFI, connector projector wie eigen laptop wenst aan te sluiten,...) en timing.
 

5.1 Marketing objectieven vastleggen
5.2 Wie en Waar is doelpubliek bepalen
5.3 Marketing plan uitwerken
5.4 Communiceer datum, thema, locatie op voorgaande eventen
5.5 Plaats conferentie informatie op website
5.6 Zet social media kanalen op
5.7 Persrelease opstellen
5.8 Pers release uitsturen
5.9 Social media kanalen voeden
5.10 Nieuwsbrief opstellen
5.11 Nieuwsbrief publiceren
5.12 Post (en pre)-event enquête opstellen en klaarzetten

Hoe meer tijd er is voor de conferentie, hoe meer marketing mogelijk is. Vind de juiste balans tussen de conferentie onder de aandacht van geïnteresseerden houden zonder dat ze dit als spam aanvoelen. Door media kanalen af te wisselen, en door op een andere manier, vanuit een andere hoek, over het event te praten kun je dit bereiken. Een pre-event enquête is nuttig om bijvoorbeeld een idee te krijgen over de populariteit van de verschillende geplande sessies – zo kun je de zaalgrootte nog aanpassen.
 

6.1 Presentatie deadline communiceren naar presentatoren
6.2 Draft presentaties indienen
6.3 Draft presentaties circuleren tussen presentatoren
6.4 Aanpak Interactieve sessies doornemen
6.5 Finale presentaties verzamelen met versiebeheer
6.6 Presentaties online beschikbaar stellen

7.1 Bepaal de resource behoeften
7.2 Bevestig moderator
7.3 Leg hostessen/check-in personeel vast
7.4 Leg floor manager vast
7.5 Leg sociale media manager en communicatie manager vast
7.6 Leg fotograaf (of mobile AV team) vast
 

Hoe meer je over de voorgaande planning nadenkt, hoe vlotter je event zal verlopen. Dat maakt het mogelijk tijdens het event de laatste finesses te leggen, zoals goede sessie moderatie bij interactieve sessies en inspelen op individuele wensen van bezoekers en gasten (een taxi bestellen, speciale voedingseisen,...)
 

8.1 Plaats finale presentaties op website
8.2 Verwerk post-enquête resultaten
8.3 Interne lessons learned sessie
8.4 Bedank sprekers en bied feedback aan
8.5 Conferentie rapport opstellen
8.6 Nabespreking in nieuwsbrief
8.7 Conferentie rapport naar pers sturen
8.8 Finale Profit & Loss opstellen
 

Neem de tijd om je “lessons learned” te doen na het event. Bespreek vanuit de ervaring van het team wat goed en slecht verliep. Maar raadpleeg ook de feedback van de bezoekers (bijvb. uit een post-event enquête)