Best Practice
Relaties
Start steeds met "Automatisch plannen" (Je ziet in de linkerkolom bij een taak geen "punaise" maar een blauw balkje met pijl:)
Normaal gezien wil je gebruik maken van de plannings automatisatie die ingebakken zit in MS Project. Bij automatisch plannen dien je de planningsoftware "aan te leren" waar hij rekening mee moet houden. Dat doe je o.a. door de koppelingen en duur van taken goed in te schatten. Je komt niet aan de kolommen “begindatum” en “einddatum”.
En ja, dat betekent dat taken gaan schuiven in tijd als je resources toekent en die overbelast geraken, of als een andere taak wat in duur wijzigt. Maar dat dit automatisch schuift is net de kracht en de bedoeling van een planningstool. Alles staat of valt natuurlijk met het correct ingeven van relaties.
Best practice:
- Leg enkel koppelingen als de relatie tussen die taken er ook echt is (zelftest: kun je motiveren waarom die taak na die andere moet komen).
- Geen overbodige relaties leggen (transitiviteit). Als taak B na A begint en C na B, dan hoef je geen koppeling te leggen die uitdrukt dat C na A komt - door de transitiviteitsregel heb je dat reeds impliciet vastgelegd.
- Begin met de relaties tussen de deeltaken te leggen, dat is meestal beter dan tussen hoofdtaken.
Finetunen
De combinatie van automatisch plannen en koppelingen leggen zal wellicht niet het gewenste resultaat qua tijdsverdeling van je taken opleveren.
Bekijk, in orde van voorkeur, volgende "tuning" om dit op te lossen:
- Probeer te optimaliseren met vertraging of overlap. Uiteraard enkel als je helder kan uitleggen waarom net tussen die taken die overlap of vertraging bestaat
- Betreft het een afhankelijkheid t.o.v. een externe datum, bekijk dan de instelling "deadline" of de instelling "type beperking" (taakeigenschappen > geavanceerd)
- Zelf een begin/einddatum in de desbetreffende kolom intypen doe je normaal gezien NIET. Dan ben je immers met handmatig plannen bezig - je planningstool zal je niet meer automisch helpen met het correct plaatsen op de tijdsas rekening houdend met de andere taken en beschikbare resources. Een punaise verschijnt links bij die taak als indicator.
Enkel voor een specifieke taak waar je kunt motiveren waarom dit moet vastgepind worden doe je dit. Als je projectplan nog zeer ruw is (een eerste “high-level” planning) zal men wel vaak handmatig plannen gebruiken, gewoonweg omdat er nog geen deeltaken zijn die de bottum-up bewijsvoering voor de duur bevatten.